No te agobies con las “cosas por hacer”

Tu agenda está copada de cosas por hacer y los plazos de entrega ya están por vencerse. De nada sirve que te paralices porque no sabes cómo empezar. Siempre hay maneras de distribuir las tareas para que el trabajo sea eficiente y equitativo, si se trata de un equipo con el que debes compartir asignaciones.

Si las obligaciones dependen del esfuerzo de muchos puedes aplicar la técnica gerencial 5 rocks, 5 rocas en español, que consiste en asignarle a cada persona cinco tareas principales con las que debe cumplir. Ningún miembro del equipo debería tener más responsabilidades que otro, de modo que el trabajo esté distribuido de manera equitativa.

Un aspecto clave para hacer la distribución es conocer bien las fortalezas y debilidades de cada uno de los participantes. En este sentido, se pueden delegar tareas con el propósito de fortalecer ciertos aspectos y hacer salir de la zona de confort a la persona, o bien asignar cada responsabilidad de acuerdo con la experiencia y habilidades de cada quien.

Se recomienda cambiar las “5 rocas” cada cierto tiempo, ya que esto hará que el trabajo sea menos monótono y desarrollará las capacidades laborales de los miembros del equipo, haciéndolos más integrales y profesionales.

En cambio, si el asunto es cumplir con tareas asignadas a ti que se te acumularon, entonces el primer paso para resolver el caos es entender el “tamaño del agujero”. Para esto, es necesario enumerar todas las actividades pendientes, comprobar las reuniones programadas, los correos electrónicos, los pendientes y poner todo en la forma de una lista grande. Entonces, al lado de cada actividad poner la duración esperada (en minutos u horas).

1. Debes determinar los objetivos principales: haz una lista de tus metas principales para el día o la semana.
2. Considera la regla 80/20: Determine qué 20% de las actividades producirá el 80% de resultados. Esto te acercará más a tus metas.
3. Evalúa qué temas son importantes o urgentes: Decide cuál de las actividades son las más importantes en comparación con las más urgentes. En esta etapa, ten en cuenta cómo ciertos elementos afectan a los demás y las consecuencias de no llevar a cabo ciertas tareas (por ejemplo, alguien podría necesitar algo de ti con el fin de hacer su trabajo).
4. Utiliza un sistema de clasificación para empezar a planificar. Por ejemplo:

• “A” tareas con alta prioridad que debes realizar inmediatamente.
• “B” tareas moderadamente importantes que puedes hacer después de las tareas “A”.
• “C” tareas con menor importancia que puedes abordar en tu tiempo libre.

Crea un horario.  Establecer plazos para cada tarea y estimar el tiempo necesario para completarla. Crea un horario, teniendo en cuenta las tareas que pueden estar vinculadas entre sí para aumentar la productividad. Por ejemplo, puedes unir algo de menor prioridad con algo de mayor importancia.

• Revisa los objetivos y haz ajustes de acuerdo con las recompensas de hacer tal o cual tarea a tiempo.
• Trata de deshacerte de los elementos que están al último de tu lista y, que siendo realistas, no serán realizados.
• Agrupa tareas iguales o similares para lograr una máxima eficiencia: Haz las tareas que menos quieres hacer en primer lugar –esto te ayuda a deshacerte de las cosas horribles de tu lista y así mejorar el día.
• Pide ayuda y negocia con tu equipo / jefe. Habla y muestra un plan de acción para resolver los asuntos pendientes. Revisa si es posible delegar algunas tareas o si otras se pueden posponer.

El compromiso es contigo mismo. Si ves que tienes demasiado trabajo entonces trabaja un poco más duro, cancela actividades personales, toma un enfoque más activo y se más asertivo.

La clave está en invertir tu tiempo de la manera más productiva, no solo por el bien de tu organización, sino para tu propia tranquilidad.